●Schvalování faktur

Schvalování faktur, které se řídí samo

Konec faktur, které leží v e-mailech, dokud někdo nezakřičí „kde je splatnost". Lyxa pozná, komu doklad poslat, pohlídá limity i termíny a nechá ho schválit jedním klikem — i bez přihlašování. Vy vidíte, kdo co schválil a kdy.

Vyzkoušet 14 dní zdarma Jak schvalování funguje →
Schválení bez přihlašováníKompletní auditní stopaBez kreditky
1klik a je schváleno
0 faktur ztracených v e-mailech
100% dohledatelná historie
●Jak to funguje

Jak funguje schvalovací workflow řízený AI?

Schvalovací workflow v Lyxe řídí AI. Jakmile je faktura vytěžená, Lyxa se podle dodavatele, částky a střediska sama rozhodne, komu ji poslat ke schválení. Schvalovatel dostane odkaz, otevře doklad a jedním klikem ho schválí — nemusí mít účet ani heslo. Pokud nestihne reagovat, Lyxa připomene nebo předá zástupci. Každý krok se tiše zapisuje do auditní stopy, takže zpětně vidíte, kdo co schválil a kdy.

●Na vlastní oči

Schválení na jeden klik

E-mail s magic linkem a schválení faktury jedním klikem z mobilu
E-mail s magic linkem a schválení faktury jedním klikem z mobilu
●Tok schválení

Od přijetí faktury k zaúčtování

Tři role, jeden plynulý tok. Doklad si sám najde cestu od nahrání ke schválení až do účetnictví — bez přeposílání a papírů na stole.

Zaměstnanec
ten, kdo doklad přinesl
Nahraje fakturu nebo ji přepošle na firemní e-mail. Tím jeho práce končí — o zbytek se postará Lyxa.
Manažer
ten, kdo drží rozpočet
Dostane odkaz, mrkne na částku a jedním klikem schválí. Z mobilu, mezi schůzkami, bez přihlašování.
Účetní
ten, kdo to dotáhne do systému
Vidí schválený doklad i s předkontací, zkontroluje a pošle do účetnictví. Žádné dohledávání, kdo to odsouhlasil.
●Proč Lyxa

Schvalování, na které se dá spolehnout

Schválí i ten, kdo nemá účet

Schvalovatel dostane odkaz, otevře doklad a klikne. Žádné zakládání účtu, žádné resetování hesla. Pro jednatele, který do Lyxy nechodí, je to rozdíl mezi „hned" a „až se dostanu k počítači".

Dovolená nezdrží splatnost

Když je schvalovatel mimo, předá pravomoc zástupci na pár kliků. Doklady se nehromadí a vy nehoníte splatnost kvůli jedné nepřítomnosti.

Malé částky neřeší člověk

Nastavíte limity a Lyxa rozhodne, co schválit automaticky a co poslat člověku. Faktury do limitu projdou samy, výjimky dostanou pozornost.

Změnu čísla účtu poznáte včas

Když dodavatel pošle fakturu s jiným číslem účtu než obvykle, Lyxa upozorní dřív, než peníze odejdou. Jedna z nejčastějších cest, kudy unikají peníze podvodem.

Kdo, co a kdy — vždycky

Každé schválení, úprava i odeslání se zapíše s časem a jménem. Při kontrole nedohledáváte e-maily, otevřete historii dokladu.

Připomene, dokud se nestane

Lyxa hlídá termíny a sama připomene tomu, na kom doklad čeká. Vy nemusíte nikoho upomínat ani sledovat, kde to vázne.

●Naše výhoda

V čem jsme dál než konkurence

Schvalování je u nás srdcová záležitost, ne odškrtnutá položka. Tři věci děláme jinak než ostatní — a u každé z nich poznáte rozdíl hned první týden.

01

Schválení bez přihlašování

Většina systémů nutí schvalovatele založit si účet. U nás stačí odkaz. Méně tření znamená rychlejší schválení a méně faktur, které čekají, až si někdo vzpomene na heslo.

02

Od schválení rovnou k platbě

Schválený doklad neskončí v šuplíku — Lyxa ho rovnou připraví k platbě a zaúčtování. Schvalování a placení u nás nejsou dva oddělené světy.

03

Bezpečnost není doplněk

Detekce změny účtu a auditní stopa běží uvnitř schvalování, ne jako placený doplněk navrch. Kontrolu nad penězi máte od prvního dokladu.

●Do hloubky

Co je schvalovací workflow faktur

Schvalovací workflow faktur je předem daná posloupnost kroků, kterou musí přijatá faktura projít, než se zaplatí a zaúčtuje. Určuje, kdo doklad vidí, v jakém pořadí, co se stane při zamítnutí a kdo rozhoduje, když částka přesáhne limit. Cílem není přidat byrokracii, ale zajistit, že žádná faktura neodejde bez vědomí odpovědného člověka — a že se dá zpětně doložit, kdo ji pustil dál.

Bez workflow schvalování typicky běží po e-mailu. To má tři slabiny: nikdo neví, u koho doklad zrovna leží, schválení nejde spolehlivě doložit při kontrole, a před splatností se schvaluje ve spěchu, protože se na fakturu zapomnělo. Řízený proces tyhle tři věci řeší tím, že stav dokladu je vždy viditelný a systém sám připomíná.

Schvalovací matice a limity podle částky

Schvalovací matice je tabulka, která říká, kdo smí schválit jakou částku a v jaké kategorii nákladu. Typicky se staví ve třech úrovních: běžné provozní faktury do nízkého limitu schvaluje vedoucí střediska, střední částky finanční manažer a nad určitou hranicí je potřeba podpis jednatele nebo dvou osob společně.

Smysl limitů není nedůvěra, ale úměrnost. Když musí jednatel odklikat každou fakturu za kancelářské potřeby, začne schvalovat naslepo — a kontrola tím fakticky přestane existovat. Dobře nastavená matice naopak nechá drobné výdaje projít rychle a soustředí pozornost tam, kde jde o velké peníze.

Matici je dobré jednou ročně projít. Limity nastavené před třemi lety obvykle neodpovídají dnešnímu objemu ani cenám a buď zbytečně brzdí, nebo pouštějí dál víc, než by měly.

Čtyřoční princip a oddělení pravomocí

Čtyřoční princip znamená, že zásadní krok musí potvrdit dva lidé nezávisle na sobě. U faktur se používá hlavně u vyšších částek a u plateb novým dodavatelům, tedy tam, kde by chyba nebo podvod stály nejvíc.

S ním souvisí oddělení pravomocí: člověk, který objednává, by neměl být tentýž, kdo fakturu schvaluje a zároveň odesílá platbu. Když všechny tři role drží jedna osoba, neexistuje kontrolní bod — a to je nejčastější díra, kterou zneužívají jak vnější podvodníci, tak zaměstnanci.

V praxi se to hlídá špatně ručně, protože nikdo nedrží v hlavě, kdo co objednal. Systém to zvládne automaticky: role a oprávnění určí, kdo smí co, a auditní stopa zpětně ukáže, že pravidlo skutečně platilo. Právě proto bývá schvalovací workflow první věc, na kterou se ptá auditor.

Co se stane, když je schvalovatel na dovolené

Tohle je nejčastější důvod, proč schvalovací proces v praxi selže. Faktura dorazí, čeká na jednoho člověka a ten je týden pryč. Splatnost mezitím uteče, přijde upomínka a v horším případě penále.

Řešení jsou dvě a nejlépe fungují společně. Zastupování znamená, že si schvalovatel na dobu nepřítomnosti nastaví náhradníka, kterému doklady chodí místo něj. Eskalace je pojistka pro případ, že si to nikdo nenastavil — systém po nastavené době předá doklad dalšímu v pořadí sám, aby se proces nezasekl na jedné nepřítomnosti.

Důležité je, aby se obojí zapsalo do auditní stopy. Při kontrole musí být zřejmé nejen to, že fakturu někdo schválil, ale i proč ji schválil právě on a ne původně určený schvalovatel.

Jak zavést schvalování faktur, aby ho lidé neobcházeli

Největší riziko není špatně nastavená matice, ale to, že proces lidé začnou obcházet. Stane se to vždycky, když je schvalování složitější než poslat e-mail.

Klíčové je snížit tření na straně schvalovatele. Pokud si má vedoucí střediska kvůli jedné faktuře měsíčně pamatovat heslo do dalšího systému, buď to nebude dělat, nebo bude schvalovat hromadně bez čtení. Proto je schválení přes odkaz v e-mailu, bez přihlašování, zásadní rozdíl — schvalovatel otevře doklad, podívá se a jedním klikem rozhodne.

Druhá věc je začít v malém. Nasaďte workflow nejdřív na jeden typ nákladu nebo jedno středisko, nechte ho měsíc běžet a teprve pak rozšiřte. Proces zavedený naráz napříč firmou obvykle skončí výjimkami, které ho vyprázdní.

A nakonec: schválení musí něco spustit. Když schválený doklad jen změní stav a účetní ho stejně přepisuje ručně, lidé rychle poznají, že jejich klik nikam nevede. Schválení má vést rovnou k přípravě platby a zaúčtování.

●FAQ

Časté otázky

Nemusí. Dostane e-mailem odkaz, otevře doklad a jedním klikem schválí nebo vrátí k opravě. Žádná registrace, žádné heslo. Účet potřebují jen lidé, kteří v Lyxe běžně pracují — typicky účetní.
Ano. Můžete nastavit více kroků za sebou — třeba nejdřív vedoucí střediska, pak finanční manažer u částek nad limit. Lyxa pošle doklad dalšímu v řadě teprve, když ho schválí předchozí. Vše se zapisuje do auditní stopy.
Lyxa sama připomene a po nastavené době umí doklad předat zástupci, aby splatnost neutekla kvůli jedné nepřítomnosti. Vy nemusíte nikoho upomínat ručně.
Hlídá změnu čísla účtu — když dodavatel pošle fakturu s jiným účtem než obvykle, upozorní dřív, než peníze odejdou. Spolu s auditní stopou a schvalovacími limity tak máte kontrolu nad tím, kam a komu firma platí.
●Funkce

Co všechno k tomu patří

Schvalovací procesy Vytvořte víceúrovňové schvalovací workflow s podmínkami a notifikacemi. Zajistěte kontrolu důležitých dokladů před exportem. Schválení přes magic link bez účtu Schvalovací úkol pošlete externímu rozhodci na e-mail. Klikne na podepsaný odkaz, vidí doklad a schválí — bez účtu v Lyxe, s plným záznamem v auditu. Delegování schválení na zástupce Nastavte zástupce, kterému putují schvalovací úkoly po dobu vaší nepřítomnosti. Po skončení termínu se vše vrací k vám — bez sdílení hesel a bez rozjetých front. Role a oprávnění Řízení přístupů s připravenými i vlastními rolemi. Individuální úpravy oprávnění a kompletní audit log. Notifikační centrum v aplikaci Lyxa Zvonek s upozorněními nahoře v každé obrazovce. Pět typů zpráv, rozsah od osobních po globální, expirace u dočasných oznámení. Kliknutím se dostanete rovnou k souvisejícímu dokladu. Auditní log dokumentů — kdo, co a kdy změnil Lyxa zapisuje každou úpravu dokladu — kdo, kdy, co změnil, hodnota před a po. Filtrování podle dokladu, uživatele nebo období. Export celého logu do CSV pro auditora. Automatizační pravidla Automatizace zpracování dokladů podle Vašich pravidel. Třídění, štítky, kategorie, schvalování — jednou nastavíte a Lyxa to dělá pořád sama. Bez Vašeho zásahu. Digitální podpis PDF dokumentů Lyxa podepíše schválené PDF digitálním podpisem s firemním certifikátem. Automatický podpis po schválení, podpora pro převod non-PDF souborů a pravost ověřitelná v Acrobatu pro auditora i úřad. Detekce změny bankovního účtu Lyxa hlídá, jestli faktura od stejného dodavatele najednou nepřišla na jiný bankovní účet. Ochrana proti podvodným fakturám.
Zobrazit všechny funkce →
●Čtěte dál

Články k tématu

Vyzkoušejte Lyxu zdarma

14 dní zdarma. Bez kreditky. Za 5 minut víte, jestli je to pro vás.

Vyzkoušet zdarma → Domluvit demo
14 dní bez omezeníŽádná kreditkaZrušíte kdykoliv