●Archivace faktur

Doklady v cloudu, připravené na kontrolu

Každý doklad uložíme s časovým razítkem a digitálním podpisem na zákonných 10 let. Když přijde kontrola z finančního úřadu, fakturu z roku 2021 najdete během pár vteřin — bez hledání v šanonech. A data zůstávají v České republice.

Vyzkoušet 14 dní zdarma Zabezpečení →
Data v ČRGDPR complianceBez kreditky
10let zákonná archivace
< 1s a máte doklad na očích
100% dohledatelná historie
●Časté otázky

Jak dlouho se musí archivovat faktury?

Daňové doklady se v Česku musí uchovávat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění. Lyxa každý doklad uloží na celou tu dobu sama — s časovým razítkem a digitálním podpisem, takže u kontroly obstojí jako plnohodnotný originál. Vy nemusíte hlídat lhůty ani nic přesouvat do archivu.

●Lhůty podle typu dokladu

Je to 10 let, nebo 5 let? Obojí — záleží na typu záznamu

Tohle se plete nejčastěji, protože platí dvě různé lhůty vedle sebe. Daňové doklady se podle zákona o DPH uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, kterého se plnění týká. Účetní záznamy se podle zákona o účetnictví uchovávají 5 let — s výjimkou účetní závěrky a výroční zprávy, u kterých je to 10 let. Jedna faktura přitom bývá obojím zároveň: je daňovým dokladem i účetním záznamem. V praxi proto počítejte s delší z obou lhůt, tedy s 10 lety. Kdo archivuje jen pět let, riskuje, že mu doklad bude chybět přesně ve chvíli, kdy ho finanční úřad bude chtít vidět. Lyxa drží všechny doklady 10 let, takže se rozhodovat nemusíte.

●Zákonné podmínky

Co musí elektronický archiv splňovat, aby obstál?

Zákon o DPH klade na uchovávání daňových dokladů v elektronické podobě tři požadavky a platí po celou dobu archivace: věrohodnost původu (je jisté, kdo doklad vystavil), neporušenost obsahu (od uložení se nic nezměnilo) a čitelnost (doklad jde kdykoli zobrazit v čitelné podobě). Samotné PDF ve složce na disku ani jeden z nich spolehlivě nedokládá — soubor lze přepsat a nic o tom nesvědčí. Proto se používá kvalifikované časové razítko a digitální podpis, které prokazatelně zafixují stav dokumentu k danému okamžiku, a auditní stopa, která zaznamená každý přístup a změnu. Lyxa všechny tři podmínky pokrývá automaticky u každého uloženého dokladu.

●Papír vs. digitál

Můžu papírové faktury po naskenování vyhodit?

Ano, pokud elektronická kopie splňuje výše uvedené podmínky. Zákon nevyžaduje, aby byl doklad archivovaný ve stejné podobě, v jaké vznikl — převod z papíru do digitální podoby je přípustný, pokud je zaručena věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu uchovávání. Rozhodující tedy není médium, ale to, jestli archiv tyto vlastnosti prokáže. Sken uložený s časovým razítkem a auditní stopou je obstojí lépe než šanon, u kterého nikdo nedoloží, že do něj nikdo nesáhl. Podrobný rozbor lhůt najdete v článku jak dlouho archivovat faktury.

●Na vlastní oči

Váš archiv na jednom místě

Vyhledávání dokladu v archivu podle dodavatele, částky a data
Vyhledávání dokladu v archivu podle dodavatele, částky a data
●Co dostanete

Archiv, který obstojí u kontroly

Cloudové úložiště

Všechny doklady na jednom místě, dostupné odkudkoli. Nic neleží v šanonu, nic se neztratí při výměně počítače.

Časové razítko

Ke každému dokladu se připojí důvěryhodné časové razítko, které prokáže, kdy byl uložen a že se od té doby neměnil.

Digitální podpis PDF

Doklady podepisujeme digitálně, takže platí jako právoplatný originál — papír si schovávat nemusíte.

Auditní stopa

U každého dokladu vidíte, kdo s ním kdy co dělal. Při kontrole doložíte celou historii bez dohadování.

Okamžité vyhledávání

Fakturu najdete podle dodavatele, částky nebo data za pár vteřin. Žádné listování šanony.

Data v ČR

Vaše doklady zůstávají na serverech v České republice, ne kdesi v zahraničí. Víc na stránce zabezpečení.

●FAQ

Časté otázky

Ano. Každý doklad ukládáme po zákonných 10 let s časovým razítkem a digitálním podpisem. Díky tomu platí elektronická kopie jako originál a u kontroly z finančního úřadu obstojí — papírové faktury si schovávat nemusíte.
Na serverech v České republice. Vaše doklady neopouštějí zemi a zůstávají pod českou jurisdikcí — neputují na zahraniční cloudy, kde byste nevěděli, kdo k nim má přístup. A když chcete, kopie si necháte zrcadlit i do vlastního Google Drive nebo OneDrive.
Za pár vteřin. Vyhledáváte podle dodavatele, částky, data nebo čísla faktury — i doklad starý několik let máte na obrazovce dřív, než byste v šanonu našli ten správný šuplík.
Od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo — ne ode dne vystavení faktury. U faktury z března 2026 tak lhůta u měsíčního plátce běží od konce roku 2026, ne od března. V praxi to znamená, že doklad držíte o něco déle, než by se z data na faktuře zdálo.
Prokazuje, že dokument existoval v dané podobě v konkrétním okamžiku a od té doby se nezměnil. To je přesně to, co zákon požaduje pod pojmy věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Bez něj musíte neměnnost dokládat jinak, což je u běžného souboru na disku prakticky nemožné.
Archiv v Lyxe je nezávislý na tom, ve kterém účetním programu doklady zpracováváte. Když přejdete z Pohody na Money S3 nebo naopak, archivované doklady zůstanou i s časovým razítkem a auditní stopou na místě. Vyhnete se tak situaci, kdy jsou historické doklady zamčené v systému, který už nepoužíváte.
●Funkce

Co všechno k tomu patří

Archivace dokladů do Vašeho cloudu Kopie zpracovaných dokladů automaticky do Vašeho Google Drivu, OneDrivu nebo na FTP. Vlastní cíl, vlastní struktura, vlastní pojmenování — archivace běží sama na pozadí. Google Drive — automatický import faktur Připojte Google Drive a Lyxa hlídá vybrané složky pro vás. Nové doklady se automaticky stáhnou, vytěží a objeví v třídicí schránce — bez ručního stahování a nahrávání souborů. Časové razítko dokumentu Automatické digitální časové razítko pro každý zpracovaný dokument. Prokažte, kdy byl doklad zpracován. Digitální podpis PDF dokumentů Lyxa podepíše schválené PDF digitálním podpisem s firemním certifikátem. Automatický podpis po schválení, podpora pro převod non-PDF souborů a pravost ověřitelná v Acrobatu pro auditora i úřad. Auditní log dokumentů — kdo, co a kdy změnil Lyxa zapisuje každou úpravu dokladu — kdo, kdy, co změnil, hodnota před a po. Filtrování podle dokladu, uživatele nebo období. Export celého logu do CSV pro auditora. Filtrování a vyhledávání Fulltextové vyhledávání a filtry podle stavu, data, dodavatele, štítků a dalších polí. Najdete cokoliv během pár sekund. Složky Stromová struktura složek pro přehlednou organizaci dokladů. Neomezená hloubka, barevné značení, drag-and-drop.
Zobrazit všechny funkce →
●Čtěte dál

Články k tématu

Vyzkoušejte archiv

14 dní zdarma. Bez kreditky. Za 5 minut víte, jestli je to pro vás.

Vyzkoušet zdarma → Domluvit demo
14 dní bez omezeníŽádná kreditkaZrušíte kdykoliv