Firma dostane fakturu. Bez vytěžování dat z faktur ji musí někdo ručně otevřít, přepsat částku, IČO, datum splatnosti a položky do účetního systému, zkontrolovat, jestli dodavatel existuje a jestli faktura náhodou není podruhé v inboxu. U desítek faktur měsíčně je to hodiny práce a spousta prostoru pro chybu.
Přesně tohle řeší vytěžování dat z faktur. V tomhle článku si ukážeme, jak celý proces v Lyxe funguje, od nahrání dokladu až po export do účetnictví, a jaká data se skutečně vytěží.
Co je vytěžování dat z faktur
Vytěžování dat z faktur je proces, při kterém software automaticky přečte fakturu (PDF, sken nebo foto) a převede informace na ní do strukturovaných dat: dodavatel, částka, datum, položky, DPH. Firma pak tahle data nemusí přepisovat ručně, jen je zkontroluje a potvrdí.
Starší nástroje na to používaly klasické OCR se šablonami pro každého dodavatele. Problém je, že jakmile dodavatel jen trochu změní vzhled faktury, šablona přestane fungovat a systém data nerozpozná. Lyxa funguje jinak: používá AI, která fakturu čte bez předem nastavených šablon, takže zvládne i doklad od dodavatele, se kterým firma fakturuje poprvé.
Jak vytěžování dat z faktur v Lyxe probíhá krok za krokem
1. Nahrání dokladu
Faktura může do Lyxy přijít e-mailem, přes WhatsApp nebo ručním nahráním. Pokud přijde jeden PDF soubor s víc fakturami najednou, Lyxa je sama rozdělí na jednotlivé doklady.
2. Extrakce dat pomocí AI
Tohle je jádro celého procesu. Lyxa vytěží fakturu přibližně za 30 sekund s přesností 97 %. Ověřili jsme si to i srovnávacím testem na 25 reálných fakturách proti konkurenci: Lyxa 97,0 %, Digitoo 80,5 %, Rossum 80,3 %, Alice 77,0 % (celé srovnání je v článku Srovnání přesnosti).
Systém umí přečíst i horší kvalitu dokladu, ručně psané poznámky na okraji nebo podpisy, a zvládá i vícejazyčné faktury (angličtina, němčina, polština, ukrajinština, čínština).
3. Kontroly: ARES, duplicity a změna bankovního účtu
Než se faktura dostane dál, Lyxa provede tři automatické kontroly.
Co je ARES a proč ho Lyxa kontroluje u každé faktury. ARES je veřejný registr ekonomických subjektů, který spravuje Ministerstvo financí. Najdete v něm, jestli firma s daným IČO skutečně existuje, jaké je její oficiální jméno a sídlo. Lyxa při každé faktuře automaticky ověří dodavatele proti ARES, takže se firma nemůže omylem zaúčtovat fakturu od neexistujícího nebo špatně vyplněného subjektu.
Detekce duplicit. Lyxa zkontroluje, jestli stejná faktura náhodou nepřišla už dřív (třeba omylem podruhé přeposlaná e-mailem), a pokud ano, upozorní na to ještě před exportem do účetnictví.
Kontrola změny bankovního účtu dodavatele. Tohle je ochrana proti fakturačnímu podvodu. Pokud se u dodavatele, kterého firma dobře zná, najednou objeví jiné číslo účtu, Lyxa na to upozorní, než se faktura proplatí. Právě tímhle způsobem firmy nejčastěji přichází o peníze, tedy fakturou, která vypadá naprosto v pořádku, jen má podvodně změněný účet.
4. Předkontace
Na základě dodavatele a typu nákladu Lyxa navrhne předkontaci. Systém se přitom učí z oprav, které účetní udělá, takže se s dalšími fakturami od stejného dodavatele předkontace zpřesňuje.
5. Schválení bez přihlašování
Schválení faktury probíhá přes odkaz (magic link), který schvalovatel dostane e-mailem. Nemusí se nikam přihlašovat ani instalovat appku, stačí kliknout a fakturu potvrdit nebo vrátit k doplnění. Firmy s víceúrovňovým schvalováním (víc lidí musí fakturu potvrdit postupně, třeba zaměstnanec → manažer → účetní) najdou detaily v článku o schvalovacím workflow.
6. Export do účetního systému
Hotová, schválená a předkontovaná faktura jde do účetního systému. U cloudových systémů (Money S3, ABRA Flexi, Fakturoid, iDoklad) probíhá napojení přes API a doklad se zapíše do systému během pár sekund. U desktopových systémů (Pohoda, Helios Red, Duel) to zajišťuje Lyxa Connector, malá aplikace běžící na pozadí, která propojuje cloud Lyxy s desktopovým účetním programem. Tam, kde přímé propojení není potřeba, jde doklad předat i ve standardizovaném formátu ISDOC. Kompletní přehled funkcí je na stránce Funkce Lyxy.
Kolik času vytěžování dat z faktur firmám reálně ušetří
Ruční zpracování jedné faktury, tedy otevření, přepsání částky, IČO, položek a kontrola dodavatele, zabere v průměru kolem 4 minut. S Lyxou totéž trvá přibližně 30 sekund. U desítek nebo stovek faktur měsíčně je to rozdíl, který se v účetní kanceláři nebo firmě pozná na první pohled.
Pro koho se vytěžování dat z faktur hodí
Nejvíc se vyplatí firmám a účetním kancelářím, které zpracovávají desítky a víc faktur měsíčně, mají víc dodavatelů a chtějí mít jistotu, že jim mezi fakturami neproklouzne duplicita nebo podvodná změna účtu. Kompletní přehled toho, jak vytěžování faktur funguje obecně a jak vybrat správné řešení, najdete na stránce Vytěžování faktur pro české firmy.
Časté otázky
Jak dlouho trvá zpracování jedné faktury v Lyxe?
Přibližně 30 sekund na vytěžení dat, s přesností 97 %. Celková doba do schválení pak záleží na tom, jak rychle fakturu potvrdí schvalovatel.
Musí dodavatel posílat fakturu v konkrétním formátu?
Ne. Lyxa čte faktury bez šablon, takže zvládne PDF, sken nebo foto od jakéhokoliv dodavatele, i když s ním firma fakturuje poprvé.
Kontroluje Lyxa, jestli dodavatel skutečně existuje?
Ano, každou fakturu automaticky ověří v registru ARES.
Jak Lyxa chrání firmu před fakturačním podvodem?
Hlídá změny čísla bankovního účtu u známých dodavatelů a na jakoukoliv změnu upozorní ještě před proplacením faktury.
S jakými účetními systémy se Lyxa propojuje?
Přes API s Money S3, ABRA Flexi, Fakturoidem a iDokladem. Pohodu, Helios Red a Duel propojuje Lyxa Connector. Doklad jde předat i ve standardizovaném formátu ISDOC.
Chcete si vytěžování dat z faktur vyzkoušet na vlastních dokladech? Lyxu si můžete vyzkoušet 14 dní zdarma bez zadání karty.
