Přijde faktura od dodavatele, kterého neznáte. Částka sedí, položky dávají smysl, tak ji schválíte a zaplatíte. Jenže IČO na faktuře patří jiné firmě, nebo adresa nesedí s oficiálními údaji. A pozor, nejde o výjimečnou situaci: policie opakovaně varuje firmy před falešnými fakturami a podvodníci podle ní sázejí na rutinu lidí, kteří denně zpracovávají desítky podobných dokumentů. Ověření dodavatele před zaplacením faktury proto stojí za to postavit na třech kontrolách:
- Souhlasí údaje s veřejným registrem? ARES odhalí falzifikáty s neexistujícím IČO nebo nesouhlasící adresou dříve, než je zaplatíte.
- Nepřišla už stejná faktura? Detekce duplikátů zabrání zdvojeným platbám.
- Nezměnil dodavatel bankovní účet? Detekce změny účtu je ochrana proti podvodným fakturám.
Podvodné faktury nejsou jen teorie
Policie ČR eviduje za rok 2025 v kyberprostoru o 14,3 % více trestných činů než o rok dříve (Vývoj registrované kriminality v roce 2025). A letos policie varuje firmy i před konkrétními podvody s fakturami:
- Pachatel v e-mailu s přiloženou fakturou změnil číslo bankovního účtu a organizace měla podle policie přijít o 452 tisíc korun (Policie ČR).
- Několika firmám přišla faktura za softwarové služby, které si nikdy neobjednaly. Policie radí: nejdříve ověřujte, potom plaťte (Echo24).
Společné mají jedno: faktura vypadá běžně a na kontrolu je málo času. A přesně v tom je problém, protože účetní, které jsou zahlcené desítkami dokladů denně, nemají kapacitu prověřovat každého dodavatele ručně.
Souhlasí IČO a údaje na faktuře s registrem ARES?
ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je aplikace Ministerstva financí ČR, která zpřístupňuje údaje o ekonomických subjektech v Česku. Je propojená s více než deseti registry, mezi nimi s veřejným rejstříkem vedeným rejstříkovými soudy, živnostenským rejstříkem, registrem ekonomických subjektů ČSÚ, registrem plátců DPH nebo insolvenčním rejstříkem. Stručné vysvětlení pojmu najdete také v našem slovníku pojmů.
Ručně si dodavatele ověříte tak, že na ares.gov.cz zadáte IČO z faktury a údaje, které ARES vrátí (název, adresu, IČO, DIČ), porovnáte s tím, co je napsané na dokladu. U jedné faktury to zvládnete. Jenže když denně řešíte desítky dokladů a termíny vás tlačí, na ruční ověřování každého IČO prostě není čas.
Pokud je váš dodavatel ze zahraničí, postup najdete v článku Přijatá faktura ze zahraničí a DPH.
Proto to v Lyxe děláme za vás. Lyxa automaticky ověří každý kontakt v registru ARES hned při vytěžení dokumentu:
- Z dokladu vytěží IČO.
- Ověří ho v ARES v reálném čase.
- Zobrazí shodu nebo neshodu údajů: název firmy, adresu, IČO i DIČ.
- Pokud se údaje neshodují s oficiálními, upozorní vás před schválením nebo exportem.
Nemusíte tak každé IČO ověřovat v ARES ručně, Lyxa to udělá u každého dokladu, který zpracujete. Falzifikáty s neexistujícím IČO nebo nesouhlasící adresou odhalíte dříve, než je zaplatíte. Údaje kontrolujeme oproti aktuálnímu stavu ARES, žádná zastaralá databáze, vždy čerstvé informace.
Nepřišla už stejná faktura jednou?
Lyxa pozná duplicitní faktury a upozorní vás před exportem. Porovná číslo dokladu, dodavatele, částku i datum, a když najde shodu, ukáže oba dokumenty vedle sebe. Vy rozhodnete, co s nimi. Žádné zdvojené platby, žádné opravy v účetnictví.
Nezměnil dodavatel bankovní účet? Ochrana proti podvodným fakturám
Změna čísla účtu je přesně to, na co podvodníci v uvedených případech sázeli. Lyxa hlídá, jestli faktura od stejného dodavatele najednou nepřišla na jiný bankovní účet. Každou novou fakturu porovnává s historií dodavatele, a když se objeví nový účet, upozorní vás dřív, než zaplatíte. Nový účet automaticky znamená označení, i kdyby šlo o legitimní změnu, protože je lepší si to ověřit. Funguje i napříč variantami názvu dodavatele.
A jak změnu ověřit? Policie doporučuje telefonicky přímo u obchodního partnera, přes známý kontakt, a ne přes údaje uvedené v podezřelém e-mailu.
Pro koho to má smysl
- Pro podnikatele – dostanete fakturu od nového dodavatele a Lyxa automaticky ověří, že firma existuje a údaje na faktuře souhlasí s registrem.
- Pro účetní – při zpracování desítek faktur denně máte jistotu, že každý dodavatel je ověřený, bez nutnosti ručně kontrolovat ARES u každého dokladu.
- Pro firmy – chráníte firmu před podvodnými fakturami a compliance riziky, protože automatické ověřování je součástí každého zpracovaného dokladu.
Co dál po ověření? Ověřenou fakturu pak zaúčtujete podle návodu Účtování přijaté faktury: předpisy MD/D, zálohy, přeplatky. A kontroly se v Lyxě spouštějí hned při vytěžení dokladu, jak to vypadá, najdete na stránce Vytěžování faktur.
Časté otázky o ověření dodavatele
Ověřuje Lyxa dodavatele u každého dokladu?
Ano. Ověření v ARES probíhá při každém zpracování dokumentu.
Co když dodavatel bankovní účet opravdu změnil?
Lyxa nový účet označí vždy, i když jde o legitimní změnu. Je lepší si to ověřit, než zaplatit na špatný účet. Nejlépe telefonicky přímo u obchodního partnera.
Jak ověřit dodavatele podle IČO?
Na ares.gov.cz zadáte IČO z faktury a porovnáte název, adresu, IČO a DIČ s tím, co je napsané na dokladu. V Lyxě to proběhne automaticky při vytěžení dokladu.
Jak poznat duplicitní fakturu?
Porovnáte číslo dokladu, dodavatele, částku a datum. Lyxa to dělá za vás a při shodě ukáže oba dokumenty vedle sebe, vy rozhodnete, co s nimi.
