Automatické vytěžování přijatých faktur do POHODY

Co je POHODA a komu se hodí

POHODA je český ekonomický a účetní program od jihlavské společnosti STORMWARE s.r.o., která na svém webu uvádí přes 180 000 prodaných licencí a 30 let na trhu (stormware.cz/pohoda, ověřeno 17. 8. 2026). Vede účetnictví i daňovou evidenci a prodává se ve třech řadách: základní POHODA pro sdílení dat mezi uživateli, POHODA SQL postavená na technologii klient-server nad MS SQL Serverem a POHODA E1 s ERP funkcemi. Uvnitř řad si vybíráte variantu podle rozsahu agend — Mini, Lite, Standard, Profi, Premium a Komplet. Řady SQL a E1 ukládají data do SQL Serveru, což podle výrobce zvyšuje výkon i bezpečnost a umožňuje zpracovat velké objemy dat (stormware.cz, ověřeno 17. 8. 2026).

Stormware cílí na několik skupin najednou a je to na programu vidět: podnikatelé a menší firmy, střední a větší firmy, účetní firmy, daňoví poradci a auditoři a k tomu prodejci a provozovatelé obchodů a restaurací. Právě šíře agend je důvod, proč POHODA drží účetní kanceláře — v jedné instalaci vedete desítky účetních jednotek, každou s vlastními číselnými řadami, předkontacemi a středisky. Zároveň je to program desktopový: běží u vás na počítači nebo na firemním serveru a data máte u sebe. To je pro řadu účetních plus, ale znamená to, že doklady se do něj musí nějak dostat — a tady začíná ta část práce, kterou nikdo nemá rád.

Jak vypadá práce s přijatými fakturami v POHODĚ

Přijaté faktury se v POHODĚ evidují ve stejnojmenné agendě, kterou otevřete zkratkou CTRL+P; podle příručky slouží k evidenci „závazků typu faktura a opravný daňový doklad“ (příručka POHODA online, agenda Přijaté faktury, ověřeno 17. 8. 2026). Na formuláři rozlišíte pole Číslo (interní číslo dokladu) a Doklad (číslo, které uvedl dodavatel), doplníte data vystavení a zdanitelného plnění, splatnost se předvyplní podle Globálního nastavení / Závazky, variabilní symbol se přenáší do interních dokladů při vyměření DPH. Předkontace a Členění DPH se předvyplňují z uživatelského nastavení, Účet a Banka se načtou z adresáře a dají se přepsat ručně a pole Forma musí být vyplněno hodnotou „příkazem“, aby se závazek nabídl do příkazu k úhradě. Středisko, činnost a zakázku lze přenést do daňových dokladů při vyměření DPH po položkách (tamtéž, ověřeno 17. 8. 2026).

Originál dokladu k záznamu připojíte přes záložku Dokumenty. V každé účetní jednotce si založíte vlastní složku dokumentů — na záložce kliknete na tlačítko „Složka není definována“ a POHODA rovnou nabídne, kam ji vytvořit. Soubory se pak přiřazují povelem Začlenit soubory, případně je přetáhnete myší z Průzkumníka Windows (příručka POHODA online, Organizace dokumentů, ověřeno 17. 8. 2026). Formulář je promyšlený a rychlý, ale žádné z těch polí se nevyplní samo. Dodavatele, částky, sazby DPH, variabilní symbol i splatnost musí někdo z papíru nebo z PDF přepsat. U pěti dokladů měsíčně to nikdo neřeší, u padesáti je to půl dne práce, která nikam nevede — a přesně tam začíná dávat smysl vytěžování faktur.

Jak se do POHODY dostávají data zvenčí

POHODA má pro strojový přenos dat vlastní XML rozhraní. Ruční cesta vede přes menu Soubor → Datová komunikace → XML import/export, kde průvodce vytvoří konfigurační soubor XML_konfigurace.xml ve složce Log v datové složce programu. Můžete zpracovat jeden soubor, nebo zvolit celou složku — POHODA pak zkontroluje všechny XML soubory v ní a zpracuje ty, které obsahují platný dataPack. Pro export je potřeba mít aktivní právo na XML komunikaci; v řadách POHODA E1 a POHODA SQL se právo na XML export nastavuje pro jednotlivé agendy (příručka POHODA online, XML import/export, ověřeno 17. 8. 2026). Pro průběžnou komunikaci existuje POHODA mServer, HTTP server, který přenáší XML data metodou požadavek–odpověď (stormware.cz/pohoda/xml, ověřeno 17. 8. 2026).

To je dobrá zpráva a zároveň vysvětlení, proč propojení s POHODOU vypadá jinak než u cloudových fakturačních služeb. POHODA není webová aplikace s veřejným API na internetu — běží u vás. Lyxa se s ní proto potkává na vašem počítači, ne někde v cloudu, přes desktopovou aplikaci Lyxa Connector. Ta z Lyxy vezme hotový vytěžený doklad a založí ho v POHODĚ jako přijatou fakturu. Data zůstávají tam, kde je máte dnes, a POHODA si dál žije po svém.

Jak Lyxu s POHODOU propojíte

Nasazení zabere zhruba pět minut a nepotřebujete k němu IT. Stáhnete Lyxa Connector, přihlásíte se ke svému účtu v Lyxe, vyberete účetní jednotku v POHODĚ a stáhnete z ní číselníky — předkontace, střediska, členění DPH. Od té chvíle Lyxa nabízí přesně ty hodnoty, které používáte, a nemusíte je nikde vypisovat znovu. Connector neinstaluje do POHODY žádné pluginy a nesahá na strukturu její databáze, takže na podmínkách podpory od Stormwaru se nic nemění. Máte-li v POHODĚ víc firem — běžná situace účetní kanceláře —, Connector si jejich seznam pamatuje a při zápisu vždy vyberete tu správnou.

Doklady do Lyxy dostanete čtyřmi cestami a všechny končí stejně. Přepošlete fakturu na svou schránku v Lyxe (vytěžování faktur z e-mailu), pošlete ji přes WhatsApp, přetáhnete PDF do aplikace, nebo dáte klientům veřejný odkaz pro nahrávání, kde nic instalovat ani se přihlašovat nemusí. Lyxa doklad přečte, ověří IČO v registru ARES, zkontroluje duplicitu proti už zpracovaným fakturám a připraví ho k zápisu do POHODY i s originálem. Vy fakturu jen zkontrolujete a schválíte.

Co se do POHODY přenáší a co ne

Přenáší se to, co je na faktuře a co POHODA na přijatém dokladu eviduje: dodavatel s IČO a DIČ (Lyxa ho v adresáři najde podle IČO a když tam není, založí ho), jednotlivé položky s množstvím, cenou a sazbou DPH, rozdělení základů podle sazeb 21 %, 12 % a 0 %, datum vystavení, DUZP a splatnost, variabilní symbol, číslo účtu a IBAN dodavatele a typ dokladu — faktura, zálohová faktura, dobropis, paragon. Přidává se předkontace a středisko podle číselníků stažených z vaší POHODY, takže doklad nepřistane bez kontace. Faktury v cizí měně Lyxa přepočte kurzem ČNB, u cizojazyčných faktur si poradí s anglickými i německými formuláři a strukturovanou fakturu zpracuje bez OCR díky importu a exportu ISDOC.

Nepřenáší se naopak nic, co v účetním systému nemá vzniknout automaticky. Lyxa nemění doklady, které už v POHODĚ máte, neupravuje číselné řady ani globální nastavení POHODY a nezakládá doklady zpětně bez vašeho vědomí. Nepárujeme za vás bankovní pohyby — to je práce POHODY a jejího bankovního modulu, a proto do ní posíláme variabilní symbol a číslo účtu. Přímé napojení na banku na straně Lyxy zatím nemáme; hrazení závazků řešíme QR kódem k faktuře, který naskenujete v bankovní aplikaci. Předkontaci Lyxa navrhuje na své straně přes automatické účtování a učí se z vašich oprav — když u dodavatele změníte účet, příště to zohlední.

Časté potíže a jak je vyřešit

Nejčastější zádrhel není technický, ale organizační: víc účetních jednotek a doklad, který se zapíše do špatné. Proto Connector před zápisem vždy ukáže, do které firmy doklad míří, a u klientů s vlastní schránkou v Lyxe se firma odvozuje sama podle toho, kam faktura přišla. Druhý zádrhel je dodavatel, kterého v adresáři POHODY ještě nemáte — Lyxa ho podle IČO založí, ale u zahraničního plátce bez IČO ho jednou doplníte ručně a příště už se spáruje. Třetí je forma úhrady: pokud pole Forma nemá hodnotu „příkazem“, závazek se do příkazu k úhradě nenabídne, takže ho posíláme vyplněné a při kontrole ho vidíte.

Zbytek potíží nesouvisí s propojením, ale s doklady samotnými. Rozmazaná fotka účtenky z čerpací stanice, faktura s DPH spočítanou na jiné desetinné místo, dvakrát přeposlaná stejná faktura od dodavatele. Lyxa u nesedícího součtu DPH upozorní místo toho, aby chybu tiše zapsala, a detekce duplikátů zachytí doklad, který už jednou prošel. U faktur nad limit, který si nastavíte, si vyžádá schválení přes magic link — jednatel klikne v e-mailu a nikam se nepřihlašuje. Do POHODY se tak dostane jen doklad, který někdo viděl.

POHODA a účetní kancelář: jak si rozdělit práci

Rozdělení, které se osvědčuje nejvíc, vypadá takhle: klient sbírá doklady, Lyxa je zpracuje a účetní kontroluje výsledek, ne přepis. Klient nemusí do POHODY ani do Lyxy chodit — dostane veřejný odkaz nebo adresu, kam fotku či PDF pošle, a tím jeho práce končí. Lyxa doklad přečte, ověří dodavatele, doplní kontaci podle historie, označí, co nesedí, a připraví ho do té účetní jednotky, které se týká. Účetní pak otevírá jen doklady s upozorněním. Právě tady je největší úspora, protože nejdražší část měsíční uzávěrky nebývá zápis, ale dohánění chybějících podkladů a dohledávání originálů k pohybům na účtu. Dobře nastavená digitalizace faktur tu šetří hlavně tím, že doklad dorazí do Lyxy ve chvíli, kdy ho klient dostane, ne až při uzávěrce.

Pro kancelář, která má na POHODĚ víc klientů, je podstatné, že se tenhle postup nemění klient od klienta. Každý má vlastní schránku pro doklady, vlastní předkontace a střediska a vlastní účetní jednotku v POHODĚ, ale ovládá se to z jednoho místa. Nováček v kanceláři tak nemusí znát zvyklosti deseti firem; kontace se doplní podle historie a on ji jen potvrdí. Kdo řeší třídicí schránku pro účetní, pozná ten model okamžitě — jde o stejnou logiku, jen se zápisem do POHODY na konci.

Kdy má propojení smysl a kdy ne

Smysl dává, jakmile přijaté faktury přestanou být okrajová agenda. Prahem bývá zhruba dvacet dokladů měsíčně, případně jakýkoli počet, který se sype z více kanálů najednou — část e-mailem, část z mobilu, část od kolegů. Nejsilnější efekt vidíme u účetních kanceláří, kde je klientů na POHODĚ víc a každý posílá podklady jinak, a u firem, kde fakturu před zápisem musí někdo schválit. Tam už nejde jen o přepisování, ale o celé zpracování přijatých faktur — od příjmu přes kontrolu a schválení až po archiv.

Nedává smysl, pokud máte přijatých faktur pět měsíčně. Tam POHODU zvládnete ručně a nic si nezjednodušíte. Rovněž není potřeba měnit to, co funguje: POHODA zůstává místem, kde vedete účetnictví, DPH i závazky, Lyxa jen odvádí práci s došlými doklady, kterou by jinak dělal člověk. A když se to nechytne, Connector odinstalujete a v POHODĚ po něm zůstanou normální přijaté faktury, se kterými pracujete dál jako dosud.