ABRA Flexi: vytěžování a import přijatých faktur

Co je ABRA Flexi a komu se hodí

ABRA Flexi je ekonomický systém provozovaný v cloudu od české společnosti ABRA Software a.s. Pokrývá účetnictví i daňovou evidenci, fakturaci, sklad, banku a majetek a v tarifu nabízí neomezený počet firem i neomezený počet dokladů. Výrobce uvádí více než 3 300 firem, přes 10 000 uživatelů a přes 20 000 účetních jednotek v cloudu, plně integrované API a víc než 160 doplňků — mezi nimi Shoptet, Qerko, Parcelbot nebo PayPal. Vyzkoušet se dá 30 dní bez zadání karty (abra.eu, ověřeno 17. 8. 2026). Prodává se ve třech variantách: Basic, Business a Premium (tamtéž).

Sedí firmě, která chce mít účetnictví online a zároveň ho napojit na okolní systémy — e-shop, skladovou aplikaci, vlastní interní nástroj. To je hlavní rozdíl oproti běžnému fakturačnímu programu: ABRA Flexi má veřejně dokumentované REST API a celá kolekce dokumentace k němu je otevřeně dostupná na podpora.flexibee.eu (ověřeno 17. 8. 2026). Účetní kanceláři vyhovuje tím, že firmy jsou oddělené a přepínají se v jedné instanci, firmě s vlastním vývojem tím, že si přes API dotáhne cokoli, co v účetnictví potřebuje mít. A protože se Flexi typicky nasazuje do prostředí, kde už něco automatizované je, bývá vstup dokladů poslední ruční krok, který zbyl.

Jak vypadá práce s přijatými fakturami v ABRA Flexi

Formulář přijaté faktury je ve Flexi rozdělený na dvě karty — Přijaté faktury a Položky dokladu — a každá má vlastní záložky. Na záložce Hlavní vyplňujete typ faktury (povinné), interní číslo (přiděluje se automaticky), číslo došlé (povinné), variabilní symbol, datum vystavení a datum zdanitelného plnění, které je pro plátce DPH povinné. Dodavatele vybíráte na záložce Dodavatel z adresáře firem spolu s IČO, DIČ a adresou, jeho bankovní spojení má vlastní záložku Účet dodavatele s číslem účtu, kódem banky, IBAN, BIC a konstantním i specifickým symbolem. Sken či PDF originálu připojíte na záložce Přílohy, kde lze přidat soubor, odkaz na internet nebo odkaz na soubor (podpora.flexibee.eu, článek Přijatá faktura, ověřeno 17. 8. 2026).

Účetní část je ve Flexi znatelně podrobnější než v jednodušších programech a právě ona zabírá nejvíc času. Na záložce Specifikace se vyplňuje předpis zaúčtování, středisko — které je povinné —, činnost, zakázka a štítky. Na záložce Účtování a řádek DPH pak stát DPH, řádky DPH, řádek kontrolního hlášení, datum zaúčtování a účty MD/DAL pro jednotlivé sazby. Totéž se navíc dá nastavit i na úrovni jednotlivé položky, včetně vlastního střediska a zakázky (tamtéž). U jedné faktury měsíčně je to přesnost, kterou oceníte. U šedesáti je to opakované vyplňování stejných hodnot pro stejné dodavatele — a přesně tam patří vytěžování faktur.

Jak Lyxu s ABRA Flexi propojíte

Nastavení zabere přibližně pět minut. V nastavení Lyxy zadáte přístup ke své ABRA Flexi a vyberete firmu, do které se mají doklady zapisovat. Máte-li ve Flexi firem víc, vybíráte cílovou firmu při každém zápisu, takže se doklad nedostane do cizí knihy. Komunikace probíhá přes REST API, které ABRA Flexi standardně nabízí a veřejně dokumentuje (podpora.flexibee.eu, ověřeno 17. 8. 2026) — to znamená, že se nikde nesahá do struktury databáze ani do prostředí, za které ručí výrobce.

Doklady se do Lyxy dostanou čtyřmi cestami. Přepošlete fakturu na svou schránku v Lyxe (vytěžování faktur z e-mailu), pošlete ji přes WhatsApp, přetáhnete PDF do aplikace, nebo dáte klientům a kolegům veřejný odkaz pro nahrávání, u kterého se nic neinstaluje ani nepřihlašuje. Lyxa doklad přečte, ověří IČO v registru ARES, porovná ho s dřív zpracovanými fakturami a připraví hotový záznam. Vy ho zkontrolujete a schválíte. Odpojení je stejně rychlé jako připojení — ABRA Flexi funguje dál sama o sobě, protože doklady i přílohy jsou uložené v ní.

Co se do ABRA Flexi přenáší a co ne

Přenáší se to, co je na faktuře a co Flexi na přijatém dokladu eviduje: dodavatel s IČO a DIČ, který se hledá v adresáři firem a když tam není, založí se, číslo došlé a variabilní symbol, datum vystavení, datum zdanitelného plnění a splatnost, jednotlivé položky s názvem, množstvím, měrnou jednotkou, cenou za MJ a sazbou DPH, rozdělení základů podle sazeb 21 %, 12 % a 0 %, číslo účtu, IBAN a BIC dodavatele a typ dokladu — faktura, zálohová faktura, dobropis, paragon. Faktury v cizí měně Lyxa přepočte kurzem ČNB. Dorazí-li doklad rovnou strukturovaně, jde zpracovat přes import a export ISDOC; ABRA Flexi ostatně sama umí ISDOC přijmout přímo přes REST API na endpointu faktura-prijata.isdoc, kde je povinný parametr typDokl (podpora.flexibee.eu, ověřeno 17. 8. 2026).

Nepřenáší se nic, co má v účetnictví vzniknout rozhodnutím člověka. Lyxa nesahá na vydané faktury, neupravuje číselné řady, nemění nastavení firmy ani neúčtuje zpětně bez vašeho vědomí. Bankovní pohyby za vás nepárujeme — to zůstává na Flexi, a proto do dokladu posíláme variabilní symbol i číslo účtu. Přímé napojení na banku na straně Lyxy zatím nemáme; hrazení závazků řešíme QR kódem k faktuře. Předpis zaúčtování a středisko Lyxa navrhuje na své straně přes automatické účtování, které se učí z vašich oprav — a protože je středisko ve Flexi povinné pole, je právě tohle místo, kde se úspora projeví nejdřív.

Časté potíže a jak je vyřešit

Nejčastěji se naráží na povinná pole. Flexi nepustí uložit doklad bez typu faktury, čísla došlého, střediska a u plátce bez data zdanitelného plnění. Typ faktury a středisko na papírové faktuře nikde nejsou — jsou to vaše interní rozhodnutí, a proto je Lyxa doplňuje z pravidel a z historie u daného dodavatele, ne z dokladu. Vyplatí se je jednou nastavit správně u dodavatelů, které máte pravidelně: první měsíc opravujete, od druhého už jen potvrzujete. Druhý typický zádrhel je dodavatel, který v adresáři firem chybí; Lyxa ho podle IČO připraví, u zahraničního plátce bez IČO ho doplníte jednou.

Zbytek potíží leží v dokladech samotných. Špatně vyfocená účtenka, DPH dopočtené na jiné desetinné místo, jedna faktura doručená e-mailem i poštou. Lyxa u nesedícího součtu DPH upozorní místo toho, aby chybu tiše zapsala, a detekce duplikátů zachytí doklad, který už jednou prošel. U faktur nad nastavený limit si vyžádá schválení přes magic link — schvalovatel klikne přímo v e-mailu a nikam se nepřihlašuje, takže nepotřebuje účet ve Flexi ani v Lyxe. Do účetnictví se tak dostane jen doklad, který někdo skutečně viděl.

ABRA Flexi a účetní: jak si rozdělit práci

Rozdělení, které se osvědčuje nejvíc, vypadá takhle: klient nebo kolegové sbírají doklady, Lyxa je zpracuje a účetní kontroluje výsledek, ne přepis. Nikdo z posílajících nemusí mít přístup do ABRA Flexi — dostane veřejný odkaz nebo e-mailovou adresu a tím jeho role končí. To je u Flexi praktičtější, než se zdá: uživatelské role se tam dají nastavit velmi jemně, ale nejlevnější přístup je ten, který vůbec nemusíte zakládat. Účetní pak otevírá jen doklady s upozorněním a zbytek proteče.

Pro kancelář, která má ve Flexi víc klientů, je podstatné, že se postup nemění firma od firmy. Každý klient má vlastní schránku pro doklady, vlastní pravidla a vlastní firmu ve Flexi, ale ovládá se to z jednoho místa a naučená pravidla se přenášejí. Nováček tak nemusí znát zvyklosti deseti klientů — předpis zaúčtování a středisko se doplní podle historie a on je potvrdí. Kdo zná třídicí schránku pro účetní, pozná stejnou logiku, jen s hotovým dokladem na konci. Schválené faktury přitom neodcházejí po jedné — hromadné operace zvládnou celou dávku najednou.

Kdy má propojení smysl a kdy ne

Smysl dává, jakmile přijaté faktury přestanou být okrajová agenda. Prahem bývá zhruba dvacet dokladů měsíčně, případně jakýkoli počet, který přichází z více kanálů zároveň. Ve Flexi je práh o něco nižší než jinde, protože jeden doklad tu má víc povinných polí — čas, který ušetříte, roste s tím, jak podrobně účtujete na střediska a zakázky. Nejsilnější efekt vidíme u firem, kde fakturu musí před zaúčtováním někdo schválit, a u kanceláří s víc klienty. Tam nejde jen o přepisování, ale o celé zpracování přijatých faktur — od příjmu přes kontrolu a schválení až po archiv, kde originály držíme deset let v pražském datacentru, šifrovaně a se zálohami.

Nedává smysl, pokud vám chodí pár faktur měsíčně nebo pokud už máte vlastní integraci přes REST API, která dělá totéž. ABRA Flexi je otevřený systém a to je její síla — když si tok dokladů řešíte vlastním nástrojem a funguje vám, není co měnit. Lyxa je pro ty, kdo vlastní vývoj nemají nebo ho nechtějí živit: digitalizace faktur u nich běží jako hotová služba nad Flexi, ne jako interní projekt. Vyzkoušet to jde bez závazku: propojení je v ceně všech tarifů Lyxy, bez setup poplatku a bez doplňku, a když se nechytne, odpojíte ho a ve Flexi po něm zůstanou normální přijaté faktury.