Přijatá faktura ze zahraničí a DPH: EU, třetí země, služby i zboží

U přijaté faktury ze zahraničí rozhodují dvě otázky: odkud je dodavatel a co je předmětem plnění. Podle nich se určí, kdo přiznává daň a kam plnění patří v přiznání k DPH. Zjednodušeně: u služby z jiného členského státu přiznává daň příjemce v režimu přenesení daňové povinnosti, u pořízení zboží z EU rovněž příjemce, ale jde o jiný druh plnění s vlastními řádky, a u dovozu ze třetí země vstupuje do hry celní řízení a rozhodnutí celního úřadu. Služba ze třetí země se přitom u tuzemského plátce chová podobně jako služba z EU — daň přiznává příjemce. Rozdíl EU/třetí země tedy není totéž co rozdíl zboží/služba a záměna těchto dvou os je nejčastější zdroj chyb.

Tento článek je obecným výkladem pro účetní praxi, ne daňovým poradenstvím. Konkrétní případ, zejména u řetězových obchodů, montáží, dopravy nebo digitálních služeb, je vhodné ověřit s daňovým poradcem.

Jak zaúčtovat přijatou fakturu ze zahraničí

Postup je vždy stejný a má čtyři kroky: určit stát dodavatele, určit povahu plnění, určit místo plnění a teprve pak sáhnout po sazbě. Většina chyb vzniká tím, že účetní přeskočí druhý a třetí krok a rozhoduje se podle toho, jak faktura vypadá — tedy podle toho, že je bez daně a je na ní anglicky napsaná poznámka. Vzhled dokladu ale o daňovém režimu nerozhoduje. Rozhoduje o něm, co bylo skutečně dodáno a komu.

Prakticky si u každého zahraničního dokladu odpovězte: Je dodavatel z EU, nebo mimo ni? Jde o zboží, které fyzicky přešlo hranici, nebo o službu? Byli jste v okamžiku plnění plátcem a vystupovali jste jako osoba povinná k dani? Kde je podle pravidel místo plnění? Teprve když máte tyhle čtyři odpovědi, víte, zda se plnění vůbec přiznává v tuzemsku, jestli vzniká povinnost přiznat daň na výstupu a zda k ní současně náleží nárok na odpočet. Poznámka na faktuře je vodítko, ne důkaz — dodavatelé ji uvádějí často mechanicky a někdy chybně.

Kdy se uplatní reverse charge u služby z EU

U služby přijaté od osoby registrované k dani v jiném členském státě přiznává daň příjemce plnění, tedy vy. Dodavatel vystaví fakturu bez daně a uvede na ni, že jde o přenesení daňové povinnosti — anglicky typicky „reverse charge“. Vy plnění zohledníte v přiznání k DPH dvakrát: jednou jako povinnost přiznat daň a podruhé, máte-li nárok, jako odpočet. Pokud je nárok na odpočet plný, je dopad na výslednou daň nulový, ale plnění tím z přiznání nezmizí — vykázat se musí tak jako tak.

Typické případy z běžné praxe kanceláře: předplatné softwaru a cloudových služeb, reklama na zahraničních platformách, poplatky za zpracování plateb, licence, konzultace a marketing od dodavatele z jiného státu EU. U těchto plnění se povinnost přiznat daň váže na okamžik uskutečnění plnění, u záloh na okamžik úhrady — a právě datum, ke kterému daň přiznáváte, pak určuje kurz pro přepočet.

Pro vykázání platí, že přijetí služby v režimu přenesení daňové povinnosti od dodavatele z EU se promítá jak do přiznání k DPH, tak do kontrolního hlášení, kde se sledují přijatá plnění tohoto typu. Konkrétní řádky a oddíly se v čase mění podle aktuálních formulářů, proto je bezpečnější řídit se popisem řádku ve formuláři než číslem opsaným z článku. Souhrnné hlášení naopak podává dodavatel ve svém státě, ne vy jako příjemce.

Jak se liší pořízení zboží z EU od přijaté služby

Pořízení zboží z jiného členského státu je samostatný druh plnění a nepatří na stejné řádky jako přijatá služba. Mechanismus je z pohledu účetní podobný — daň přiznává pořizovatel a současně u ní může uplatnit nárok na odpočet — ale jde o jiný titul a jiné vykázání. Zaměnit obojí je nejčastější chyba, kterou u zahraničních dokladů vidíme, protože faktura vypadá v obou případech stejně: částka bez daně a poznámka o přenesení daňové povinnosti.

Rozlišovací kritérium není text na faktuře, ale fyzický pohyb věci. Když zboží přešlo z jednoho členského státu do druhého v souvislosti s dodáním, jde o pořízení zboží. Když se nic nepřepravovalo a předmětem byl výkon, licence, přístup nebo právo, jde o službu. Hraniční situace se objevují u dodávky zboží s montáží, u dodání s dopravou zajištěnou dodavatelem a u zboží nakoupeného z e-shopu v jiném státě EU, které ale bylo odesláno ze skladu v tuzemsku — v takovém případě není splněna podmínka přeshraničního pohybu a režim je jiný. Sazbu daně u pořízeného zboží určujete podle tuzemských pravidel, ne podle sazby uvedené na zahraniční faktuře.

Jak se řeší dovoz zboží ze třetí země

U dovozu ze třetí země je rozhodujícím dokladem rozhodnutí celního úřadu, nikoli faktura dodavatele. Zahraniční faktura slouží k ocenění a k zaúčtování závazku, ale základ daně při dovozu se odvíjí od celní hodnoty a připočítávají se k ní další položky, typicky clo a náklady spojené s přepravou do místa určení. Proto se částka, ze které se počítá daň, prakticky nikdy nerovná částce na faktuře.

V praxi to znamená čekat na doklady z celního řízení a nezakládat daňový režim na obchodní faktuře, která přišla e-mailem dřív. Kromě samotného rozhodnutí celního úřadu se k dovozu obvykle váže i faktura od spedice nebo celního deklaranta, na které bývají promíchané položky s různým režimem — clo, poplatky, přepravné, případně zálohy zaplacené za vás. Tyto doklady je nutné rozklíčovat po položkách; převzít je jedním řádkem znamená s vysokou pravděpodobností chybu. U zásilek nízké hodnoty a u nákupů přes zahraniční platformy navíc často vystupuje platforma jako dodavatel s vlastními povinnostmi, takže doklad vypadá jinak, než by čekala klasická dovozní logika.

Jakým kurzem přepočítat fakturu v cizí měně

Pro účely DPH se cizí měna přepočítává kurzem platným ke dni vzniku povinnosti přiznat daň — ne ke dni vystavení faktury a ne ke dni úhrady. To je nejčastější chyba u zahraničních dokladů vůbec, protože faktura bývá vystavena s odstupem a účetní intuitivně sáhne po datu z hlavičky dokladu. Účetní jednotka přitom může používat buď denní kurz vyhlášený ČNB, nebo pevný kurz stanovený na určené období, případně kurz zveřejňovaný Evropskou centrální bankou; podstatné je držet zvolený způsob konzistentně a mít ho podložený vnitřním předpisem.

Druhá vrstva problému je, že datum pro účely DPH a datum pro účetnictví se nemusí shodovat. Účetní kurzový rozdíl vzniká mezi zaúčtováním závazku a jeho úhradou a řídí se účetními předpisy, kdežto základ daně pro DPH je zafixovaný k okamžiku povinnosti přiznat daň a pozdějším pohybem kurzu se nemění. Pokud tedy v přiznání uvedete částku přepočtenou kurzem ke dni úhrady, vykážete jiný základ daně, než jaký odpovídá skutečnosti — a rozdíl se projeví i v kontrolním hlášení. U dovozu se navíc uplatní kurz použitý v celním řízení, takže tam se přepočtem vůbec nezabýváte a přebíráte hodnoty z celního rozhodnutí.

Co musí přijatá faktura ze zahraničí obsahovat

Náležitosti zahraniční faktury se řídí předpisy státu dodavatele, ale pro vaše doložení nároku musí být z dokladu jednoznačně určitelný dodavatel, příjemce, předmět a rozsah plnění, datum a částka. U dodavatele z EU očekávejte uvedené DIČ obou stran a poznámku o přenesení daňové povinnosti. Chybějící nebo neúplný údaj sám o sobě nezpůsobí, že se plnění nepřiznává — povinnost přiznat daň vzniká z podstaty plnění, ne z toho, co dodavatel na doklad napsal.

Když na faktuře chybí DIČ dodavatele, postupujte ve dvou krocích. Nejdřív si ověřte, zda dodavatel k dani registrovaný je a jen to na doklad neuvedl — pak si vyžádejte opravený doklad a plnění posoudíte standardně. Pokud registrovaný skutečně není, je situace jiná: u služby přijaté od osoby neusazené v tuzemsku může povinnost přiznat daň vzniknout příjemci i tehdy, když dodavatel plátcem není, kdežto u pořízení zboží od neplátce z EU se obvykle o pořízení zboží ve smyslu DPH nejedná. Právě tady se vyplatí otázku probrat s daňovým poradcem, protože nesprávné vyhodnocení se opakuje každý měsíc, dokud si toho někdo nevšimne.

Proč ověřovat DIČ dodavatele a odběratele

Ověření DIČ protistrany je jediný způsob, jak si potvrdit, že plnění posuzujete ve správném režimu. U dodavatele z EU se DIČ ověřuje v evropském systému VIES, u tuzemských subjektů proti registru ARES a registru plátců DPH. Kontrola má význam i zpětně: registrace může být zrušena a doklady od dodavatele, který už plátcem není, se pak posuzují jinak než dřív.

V praxi je rozumné ověřovat u nových dodavatelů vždy a u stálých periodicky, ne jednou při založení karty. Stejně tak stojí za kontrolu, že na faktuře je uvedeno vaše správné DIČ — pokud dodavatel použije staré nebo cizí, může to signalizovat, že plnění vyhodnotil ve špatném režimu, a nesrovnalost se projeví až při párování dat na straně správce daně. Ověření není formalita, ale nejlevnější dostupná kontrola v celém procesu.

Nejčastější chyby u zahraničních faktur

Záměna služby a zboží. Doklad vypadá stejně, režim je jiný. Rozhoduje fyzický pohyb věci, ne text na faktuře.

Špatné datum pro přepočet. Použití data vystavení nebo data úhrady místo okamžiku vzniku povinnosti přiznat daň. Projeví se rozdílem v základu daně, který se táhne dál do kontrolního hlášení.

Plnění vůbec neuvedené v přiznání. Typicky u drobných zahraničních předplatných a reklamy, které se zaúčtují jako běžný náklad a daňovou stránku nikdo neřeší. Protože je dopad na výslednou daň často nulový, chyba se roky neprojeví na platbě — projeví se až při kontrole.

Faktura od neplátce posouzená jako od plátce. Nebo naopak. Bez ověření DIČ jde o odhad.

Převzetí sazby ze zahraničního dokladu. Sazbu určujete podle tuzemských pravidel; zahraniční sazba na dokladu je informace o daňovém režimu ve státě dodavatele.

Dovozní doklady zaúčtované jedním řádkem. Faktura od spedice míchá položky s odlišným režimem a je nutné ji rozepsat.

Jak si zahraniční doklady připravit rychleji

Rozhodnutí o režimu udělá vždy účetní, ale opisování údajů z cizojazyčného dokladu ne. Zahraniční faktury přicházejí v angličtině, němčině nebo polštině, mají jiné rozložení než tuzemské a údaje jako DIČ dodavatele nebo měna se hledají pokaždé jinde — právě proto na nich vzniká víc překlepů než na českých dokladech. Nástroj pro vytěžování z dokladu přečte dodavatele, DIČ, měnu, datum a částky bez ohledu na jazyk a předá je do účetního systému.

Lyxa zpracuje doklad zhruba za 30 sekund s přesností 97 %, zvládá vícejazyčné faktury, ověří IČO a DIČ proti registru ARES, upozorní na duplicitu a výsledek exportuje do Pohody, Money S3, ABRA Flexi, iDokladu, Fakturoidu, Helios Red a Duelu. Účetní tak nezačíná přepisem, ale rovnou tím rozhodnutím, které za ni stroj udělat nemůže — jestli jde o službu, nebo o zboží, a odkud dodavatel je.