5 procesů v účetní kanceláři, které jde zautomatizovat hned

Automatizace účetnictví v malé a střední kanceláři neznamená vyměnit účetní software ani rozjet půlroční IT projekt. Znamená vzít pět konkrétních rutin, které dnes žerou nejvíc času, a nechat je běžet samy. Konkrétně jde o sběr dokladů od klientů, vytěžení dat z přijatých faktur a účtenek, předkontaci, schvalování dokladů u klienta a archivaci a dohledávání. Všech pět má společné to, že se odehrávají před tím, než data vstoupí do Pohody, Money S3 nebo ABRA Flexi — a proto se dají změnit, aniž byste v účetním programu hnuli jediným nastavením. U každého procesu níže najdete, jak vypadá dnes ručně, co konkrétně odpadne a kolik času to zhruba ušetří.

Proč právě těchto pět procesů, a ne třeba účtování mezd?

Protože splňují tři podmínky naráz: opakují se u každého klienta, nevyžadují odborný úsudek a dnes je dělá člověk ručně. Účtování mezd, daňová optimalizace nebo konzultace k reorganizaci firmy tyhle podmínky nesplňují — tam klient platí za úsudek, ne za rychlost prstů. Naproti tomu přepsat IČO z faktury do programu je práce, kterou nikdo nezaplatí lépe jen proto, že ji odvedete pečlivěji.

Druhý důvod je technický. Všech pět procesů se odehrává mezi okamžikem, kdy doklad vznikne u klienta, a okamžikem, kdy vstoupí do účetního programu. To je území, které dnes typicky nespravuje žádný software — drží ho e-mail, sdílené složky a hlava účetní. Právě proto se dá změnit rychle: nesaháte do účtového rozvrhu, nemigrujete historická data a neškolíte celou kancelář na nový program. Přidáváte vrstvu před ten stávající, která do něj nakonec pošle stejná data, jen už připravená ke kontrole.

Automatizace sběru dokladů od klientů: kdy přestanete klienty obvolávat?

Ve chvíli, kdy klient dostane jeden kanál, do kterého doklad hodí okamžitě — a vy ho nemusíte nikam přenášet. Dnes to vypadá tak, že doklady chodí ve třech formátech naráz: část e-mailem, část jako fotky přes WhatsApp, zbytek v igelitce koncem měsíce. Účetní je stahuje z přílohy, přejmenovává, ukládá do složky klienta a před uzávěrkou obvolává ty, kdo nedodali. Na kancelář s dvaceti klienty to reálně dělá několik hodin měsíčně čistého shánění, plus rozptýlení, které se nedá vykázat.

Automatizovaně má každý klient vlastní e-mailovou schránku a veřejný odkaz pro nahrávání — pošle fakturu na adresu nebo ji vyfotí a nahraje bez registrace a bez hesla. Doklad přistane rovnou u správného klienta, ve správném období. Odpadá stahování příloh, přejmenovávání souborů i ruční třídění do složek. Zbývá jen zkontrolovat, kdo ještě nedodal — a to vidíte na jedné obrazovce, ne v e-mailové historii.

Automatické vytěžování přijatých faktur a účtenek: co zůstane účetní?

Kontrola, ne přepis. Ruční zpracování jedné přijaté faktury znamená otevřít PDF, přečíst dodavatele, IČO, DIČ, částku bez DPH, sazbu, datum zdanitelného plnění, splatnost a variabilní symbol — a všechno to přeťukat do účetního programu. Realisticky 3–5 minut na doklad. U účtenek z fotky je to horší, protože se ještě luští. Při dvou stech dokladech měsíčně je to zhruba 10–17 hodin čistého přepisování.

Automatické vytěžování dat tenhle krok obrací: Lyxa doklad přečte z PDF, fotky i e-mailové přílohy a vyplní hlavičku sama. Trvá to zhruba 30 sekund na doklad a přesnost je 97 %. IČO a DIČ se navíc automaticky ověřují proti registru ARES, takže překlep v identifikaci dodavatele prakticky nevznikne, a systém hlásí duplicitu, když stejná faktura přijde dvakrát — jednou e-mailem a jednou fotkou. Účetní místo přepisování jen potvrzuje, co systém přečetl. Ze 4 minut na doklad se stává pár sekund.

Předkontace, která se učí z oprav: musí ji účetní pořád nastavovat ručně?

Nemusí — u opakujících se dodavatelů ji stačí opravit jednou. Dnes to funguje tak, že účetní u každého dokladu vybírá účet, středisko a zakázku podle zkušenosti a podle zvyklostí konkrétního klienta. Nový kolega tuhle znalost nemá a musí se ptát nebo listovat v loňských zápisech. Chyba v předkontaci se navíc často odhalí až při uzávěrce, kdy se oprava dělá zpětně a dráž.

Předkontace v Lyxe se navrhuje automaticky a učí se z vašich zásahů: když jednou přeúčtujete dodavatele energií jinam, než systém navrhl, u příštího dokladu od téhož dodavatele se trefí. Protože většina přijatých faktur v kanceláři chodí od opakujících se dodavatelů, po pár týdnech provozu jde velká část dokladů rovnou k potvrzení. Odpadá rozhodování u každého jednotlivého dokladu a — což je v praxi cennější — zaučování nového člověka, který jinak přebírá znalost jen ústně.

Schvalovací workflow dokladů: jak schválit fakturu bez přihlašování?

Odkazem v e-mailu. Klasické schvalování u klienta je nejpomalejší článek celého řetězu: účetní pošle fakturu jednateli e-mailem, ten neodpoví, účetní za tři dny urguje, jednatel odpoví z mobilu „ok, plať“ a účetní si ten souhlas musí někam poznamenat, aby ho měla doložený. Rozhodnutí je roztroušené v e-mailových vláknech a zpětně se dohledává mizerně.

Automatizované schvalování posílá doklad ke schválení samo a schvalovatel ho odklikne přes magic link bez přihlašování — otevře odkaz z mobilu, vidí doklad a schválí, nebo vrátí s poznámkou. Žádný účet, žádné heslo, žádné vysvětlování klientovi, jak se přihlásit. To je rozdíl mezi tím, jestli vám jednatel odpoví za hodinu, nebo za týden. Kdo doklad schválil a kdy, zůstává uložené u dokladu — takže při dotazu z kontroly nedohledáváte e-maily, ale otevřete doklad.

Archivace a dohledávání dokladů: kolik stojí jedna otázka od klienta?

Dnes typicky deset až dvacet minut. Klient zavolá, že potřebuje fakturu od loňského dubna, a účetní ji hledá ve složkách na disku, v e-mailové historii nebo v šanonu. Papírové doklady navíc někdo musí skenovat, ukládat a fyzicky archivovat po dobu, kterou ukládá zákon. Při pár takových dotazech týdně je to další hodina práce měsíčně, kterou nikdo nefakturuje.

Automatizovaná archivace ukládá doklad ve chvíli, kdy dorazí, opatří ho časovým razítkem a zpřístupní ho fulltextově — hledáte podle dodavatele, částky, období nebo variabilního symbolu a máte ho za pár sekund. Odpadá zakládání, skenování zpětně i dohledávání. Vytěžená data pak jdou exportem do Pohody, Money S3, ABRA Flexi, iDokladu, Fakturoidu, Helios Red i Duelu, takže archiv a účetní program zůstávají v souladu bez ručního párování.

Čím začít, když nechcete měnit všechno naráz?

Vytěžováním. Je to proces s nejvyšším poměrem úspory k námaze zavedení: nasazení se týká jen účetních, klient o něm zpočátku nemusí vědět a výsledek je vidět už na prvním balíku dokladů. Vezměte jednoho klienta s největším objemem přijatých faktur, nechte měsíc chodit doklady do systému a porovnejte čas na zpracování s předchozím měsícem. Máte vlastní číslo, ne odhad z letáku.

Druhý krok je sběr dokladů, protože se dotýká klientů a chce trochu komunikace — jeden e-mail s adresou schránky a odkazem pro nahrávání. Až když doklady chodí samy, má smysl zapínat schvalování a nechat předkontaci učit se z oprav; obojí potřebuje pár týdnů provozu, aby dávalo výsledky. Archivace pak přijde sama, protože všechno už v systému je. Celý přechod tak nemá jeden termín nasazení, ale čtyři malé kroky rozložené do jednoho čtvrtletí.

Jedno pravidlo platí u všech pěti kroků: neměňte proces a software naráz. Pokud zároveň přecházíte na nový účetní program a zavádíte automatizaci zpracování dokladů, nepoznáte, co zafungovalo a co jen přidalo práci. Nechte účetní program být, změňte cestu dokladu k němu, a teprve po čtvrtletí se ptejte, jestli vám ještě něco na straně účtování schází. Ve většině kanceláří se ukáže, že nesedělo zpracování dokladů, ne účetní software.

Kolik to celkem udělá: čísla z reálné kanceláře

Účetní kancelář Auditum zpracovává přes 200 přijatých faktur měsíčně. Dvě účetní předtím trávily přepisováním téměř polovinu pracovní doby. Po nasazení Lyxy klesl čas na zadávání dokladů o 70 % a chybovost prakticky na nulu. Uvolněná kapacita se přitom neproměnila v prostoje — kancelář díky ní přijala tři nové klienty, aniž musela nabírat zaměstnance.

„Lyxa nám doslova vrátila polovinu pracovního dne,“ shrnují to v Auditu. To je podstata automatizace účetnictví v kanceláři: nejde o to nahradit účetní, ale sundat z ní rutinu, která nikomu nepřidává hodnotu, a nechat jí čas na poradenství, které si klient rád zaplatí. A protože se všech pět procesů odehrává před vstupem do účetního programu, můžete začít jedním z nich — nejčastěji vytěžováním — a zbytek přidávat postupně.