PREZEC: předregistrace zaměstnance a registrace před nástupem od 1. 7. 2026

Od 1. července 2026 musí zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence ČSSZ ještě před tím, než začne pracovat — ne až po nástupu, jak to šlo dosud. Splnit tuhle povinnost jde dvěma cestami: buď provedete rovnou plnou registraci zaměstnance (REGZEC) před nástupem, nebo použijete předregistraci (PREZEC), tedy částečné přihlášení s užší sadou údajů, které do osmi dnů po nástupu doplníte na plnou registraci.

Pro mzdové účetní a účetní kanceláře je to jedna z nejnepříjemnějších změn celého balíku kolem jednotné měsíční hlášení. Ne proto, že by byla technicky složitá — samotné podání je otázka minuty. Problém je organizační: informaci o novém zaměstnanci potřebujete od klienta dřív, než jste ji dosud potřebovali, a klient o tom zatím neví. Tenhle článek řeší jen předregistraci a registraci před nástupem; obecný výklad JMHZ najdete v průvodci výše.

Co se od 1. 7. 2026 mění na přihlašování zaměstnanců?

Mění se okamžik, ke kterému musí být zaměstnanec u ČSSZ přihlášen. Dosavadní praxe stavěla na osmidenní lhůtě po nástupu — zaměstnanec nastoupil v pondělí, mzdová účetní ho přihlásila během následujícího týdne a nikdo neřešil, že v evidenci první dny nebyl. Od 1. července 2026 to takhle nejde. Zaměstnanec musí být přihlášen nejpozději před okamžikem nástupu a zároveň nejdříve osm kalendářních dnů před ním. Je to tedy okno, ne otevřená lhůta: přihlásit člověka měsíc dopředu není možné stejně jako přihlásit ho den po nástupu.

Účelem změny je podle ČSSZ ztížit nelegální zaměstnávání — při kontrole na pracovišti musí být každý pracující člověk už v evidenci. Pro cizince stejná povinnost platí už od 1. dubna 2026, od července se rozšiřuje na zaměstnance s českým státním občanstvím. Služba pro přihlášení s předstihem byla podle ČSSZ zpřístupněna už 23. června 2026, aby šlo včas ošetřit nástupy z prvních červencových dnů.

Je předregistrace zaměstnance povinná?

Ne. Předregistrace (PREZEC) není povinnost, je to jedna ze dvou možností, jak splnit povinnost přihlásit zaměstnance před nástupem. Tenhle rozdíl se v praxi popisuje špatně a stojí za to si ho ujasnit hned na začátku, protože z něj plyne celé rozhodování o tom, jak si proces nastavíte.

Povinné je to, že zaměstnanec je před nástupem v evidenci. Jestli se tam dostane plnou registrací nebo předregistrací, je vaše volba. Plná registrace (REGZEC, akce 1) znamená, že před nástupem odešlete kompletní sadu údajů o pracovněprávním vztahu a máte hotovo — žádné druhé podání nenásleduje. Předregistrace znamená, že před nástupem odešlete jen sedm základních identifikačních údajů a po nástupu do osmi dnů doplníte zbytek plnou registrací. Předregistrace tedy povinnost nesnižuje, jen ji rozděluje na dva kroky a odsouvá tu pracnější část za nástup. Podle podkladů dodavatelů mzdového softwaru se navíc týká jen zaměstnanců s českým státním občanstvím — u cizinců zůstává cestou plná registrace před nástupem.

Kdy použít předregistraci a kdy plnou registraci?

Rozhodovací kritérium je jednoduché: jestli v okamžiku, kdy víte o nástupu, máte kompletní podklady, použijte rovnou plnou registraci. Jestli je nemáte, použijte předregistraci. Předregistrace je nástroj pro situace, kdy se o nástupu dozvíte pozdě, kdy je vysoká fluktuace, nebo kdy podepsaná smlouva ještě nedorazila a máte k dispozici jen jméno a rodné číslo. Za tuhle flexibilitu platíte druhým podáním navíc.

Praktické doporučení pro účetní kancelář: nevolte jednu cestu paušálně pro všechny klienty. U klienta, který posílá podklady s týdenním předstihem a nabírá dva lidi ročně, je předregistrace zbytečná práce navíc — uděláte dvě podání tam, kde stačilo jedno. U klienta s brigádníky a dohodami, kde se o nástupu dozvíte den předem, je předregistrace záchranná brzda, protože sedm základních údajů z člověka dostanete i telefonem.

Jaké údaje se při předregistraci zaměstnance vyplňují?

Předregistrace vyžaduje sedm údajů: jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství a předpokládaný den nástupu do zaměstnání. Nic víc — žádný druh pracovněprávního vztahu, žádná výše sjednaného příjmu, žádné kódy zaměstnání. Právě proto jde předregistrace zvládnout i s neúplnými podklady.

Dva údaje z téhle sedmičky bývají v praxi nejčastější zádrhel. Rodné příjmení se na běžných nástupních dotaznících často nevyplňuje nebo se plete s příjmením současným — u vdaných zaměstnankyň je to typický zdroj vráceného podání. Místo narození zase řada firem vůbec neeviduje, protože ho k ničemu jinému nepotřebovala. Pokud si předregistraci nasazujete do praxe, nejlevnější zásah je upravit nástupní dotazník klienta tak, aby těchhle sedm položek obsahoval jako povinná pole. Ušetří to víc času než jakákoli optimalizace samotného podání. Údaj o předpokládaném dni nástupu je predikce — když se nástup posune, je to změna, kterou je potřeba aktivně ošetřit.

Jaké jsou lhůty a co hrozí při jejich nedodržení?

Lhůty jsou čtyři a je dobré je držet pohromadě, protože se snadno pletou:

• Nejdříve 8 kalendářních dnů před nástupem — dřív podání neprojde.
• Nejpozději před okamžikem nástupu — tvrdá hranice, po ní jde o opožděné přihlášení.
• Do 8 dnů po nástupu — doplnění plné registrace, pokud jste použili předregistraci.
• Do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu — oznámení, že zaměstnanec nenastoupil.

Opožděné přihlášení spadá do nesplnění registračních povinností. Podle podkladů ČSSZ k sankčnímu rámci kolem jednotného měsíčního hlášení může u registračních povinností pokuta dosáhnout až 100 000 Kč, zatímco za pochybení u samotného měsíčního hlášení jde o podstatně nižší částky. Jinými slovy: přihlášení zaměstnance je sankčně nejcitlivější část celé agendy. Konkrétní výši a podmínky si u sporného případu ověřte přímo u ČSSZ — tenhle článek je obecný výklad, ne právní stanovisko. Podstatné je, že vůči státu odpovídá vždy zaměstnavatel, i když agendu fakticky vede externí mzdová kancelář; ta si svůj díl odpovědnosti ošetřuje smlouvou s klientem.

Co to znamená pro účetní kancelář v každodenním provozu?

Zásadní věc: informaci o nástupu potřebujete od klienta dřív než dosud, a klient to sám od sebe neudělá. Dosavadní model fungoval tak, že podklady k novému zaměstnanci dorazily s ostatními doklady, klidně v půlce měsíce, a osmidenní lhůta po nástupu to pokryla. Od července 2026 platí, že zaměstnanec, o kterém se dozvíte až po nástupu, je automaticky pozdní přihlášení. Ne kvůli vaší chybě — kvůli tomu, že informace přišla pozdě. A protože jde o nejcitlivější část agendy, je tohle místo, kde se vyplatí zasáhnout dřív, než vám první takový případ nastane.

Co udělat konkrétně:

• Napište klientům jednu krátkou zprávu s jedinou větou navrch: „Od 1. 7. 2026 nám dejte vědět o každém nástupu nejpozději den předem, jinak hrozí pokuta.“ Delší výklad nikdo nedočte.
• Zaveďte jeden kanál pro hlášení nástupů — formulář, sdílená složka, jedna e-mailová adresa. Ne telefon, ne zprávy v pěti různých vláknech. Musí být dohledatelné, kdy vám informace přišla.
• Sjednoťte nástupní dotazník tak, aby obsahoval všech sedm předregistračních údajů včetně rodného příjmení a místa narození.
• Upravte smlouvu o vedení mezd — doplňte lhůtu, do kdy má klient nástup nahlásit, a ošetřete odpovědnost za pozdní hlášení.
• Nastavte si upozornění na příchozí podklady, ať vám hlášení o nástupu nezapadne mezi běžné doklady. Ideálně tak, aby vás systém sám upozornil, že přišlo něco s termínem.

U klientů s vysokou fluktuací — gastro, maloobchod, sezónní práce — počítejte s tím, že předregistrace bude standardní režim a plná registrace výjimka. Tam se vyplatí mít na hlášení nástupů vyhrazený sdílený kanál s několika lidmi na straně klienta, protože provozní vedoucí, který člověka bere, obvykle není ten, kdo vám posílá účetní doklad na konci měsíce. Čím míň lidí musí informaci přeposlat, tím míň se jí ztratí cestou.

Co když zaměstnanec nakonec nenastoupí?

Předregistraci je potřeba zrušit oznámením o nenastoupení — bez zbytečného odkladu, nejpozději do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu. V systému tomu odpovídá samostatný typ akce (10 — Předregistrace zaměstnance, oznámení o nenastoupení). Nestačí tedy nechat záznam být s tím, že plnou registraci prostě neodešlete; evidence by pak obsahovala člověka, který u klienta nikdy nepracoval.

Tohle je v praxi nejpřehlíženější krok celé změny. Předregistraci uděláte pod tlakem termínu, nástup se zruší, klient vám to řekne mimochodem za tři týdny — a lhůta je pryč. Ošetřete si to tak, že si u každé odeslané předregistrace poznamenáte předpokládaný den nástupu a k němu kontrolní otázku: nastoupil, nebo nenastoupil? Když nemáte do několika dnů po tomhle datu od klienta potvrzení, zeptejte se sami. Stejně tak si ohlídejte odsunuté nástupy — když se datum posune, je to změna, kterou je potřeba řešit hned, ne něco, co se samo srovná při plné registraci.

Jaké jsou nejčastější chyby při předregistraci?

Z toho, co se objevuje v prvních týdnech po náběhu, se opakují především tyhle:

• Záměna povinnosti a nástroje. Povinná je registrace před nástupem, ne předregistrace. Kdo si to vyloží obráceně, dělá dvě podání i tam, kde stačí jedno.
• Podání dřív než 8 dnů před nástupem. Okno se otevírá až osm kalendářních dnů předem — zaměstnanec nahlášený s měsíčním předstihem neprojde.
• Zapomenutá plná registrace do 8 dnů po nástupu. Předregistrací nic nekončí. Bez druhého kroku je registrace neúplná.
• Neohlášené nenastoupení. Samostatná lhůta, na kterou se snadno zapomene.
• Chybějící rodné příjmení nebo místo narození v nástupním dotazníku klienta.
• Předregistrace u cizince. Podle dostupných podkladů je předregistrace určená zaměstnancům s českým státním občanstvím; u cizinců jděte cestou plné registrace před nástupem a v konkrétním případě si postup ověřte u ČSSZ.

Většina těchhle chyb není odborná, ale organizační — vznikají tím, že informace dorazí pozdě nebo se ztratí mezi ostatními podklady. To je zároveň dobrá zpráva: řeší se procesem, ne studiem předpisů. Když máte podklady od klienta na jednom místě, čitelné a s upozorněním na termín, je samotné podání rutina na pár minut. Přesně proto se vyplatí mít daňový doklad i personální podklady v jednom systému s jasným přehledem, kdo co poslal a kdy — a nespoléhat na e-mailová vlákna a papírové dotazníky v šuplíku.

Článek vychází z informací ČSSZ a MPSV k 26. 7. 2026 a z podkladů dodavatelů mzdového softwaru. Jde o obecný výklad, ne o právní ani daňové poradenství — u konkrétního případu si postup ověřte přímo u ČSSZ.